EFEKTIFITAS SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI  UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Latar belakang

Sebagai sebuah sistem maka sistem simpan temu kembali informasi (SSTKI) perlu dikaji apakah memenuhi pengelolanya maupun pemakainya. Keberhasilan kinerja sitem temu kembali informasi dapat dilihat dari segi efektifitasnya serta efisiensinya. Segi efektifitas dapat dilihat dari segi kinerja sistem sedangkan efisiensi melihat dari fungsi waktu atau biaya. Informasi yang tersimpan pada suatu koleksi dokumen dapat diakses melalui komputer jika komputer tersebut sudah dilengkapi dengan Information Retrieval System (Sistem Temu-kembali Informasi). Sistem temu-kembali informasi berhubungan dengan pemilihan suatu objek dari sebuah koleksi dokumen. Objek tersebut merupakan informasi yang mungkin diminati oleh pemakai, dapat berbentuk dokumen teks, benda dalam museum atau sembarang bentuk yang dikumpulkan yang kelak mungkin diperlukan

Evaluasi merupakan perbandingan kinerja alternatif dengan maksud mengetahui berapa baik atau buruk sistem temu kembali informasi dalam mencapai sasarannya. Evaluasi diperoleh setelah melakukan uji coba terhadap sistem.

Berbagai parameter digunakan untuk evaluasi sistem simpan dan temu kembali informasi guna mengukur kemampuan nyata sebuah sitem dalam temu kembali dokumen atau rujukannya. Biasanya setiap pertanyaan yang diajukan ke sistem informasi selalu memperoleh jawaban. Masalah pertama adalah sebaerapa jauh efektifitasnya? Apakah jawaban yang diberikan merupakan jawaban yang bersifat relevan dengan pertanyaan?

Pemakai sebuah sistem informasi secara sadar maupun tidak akan mengevaluasi sebuah sitem dalam kaitannya dengan kepuasan permintaannya. Pemakai cenderung mementingkan hasil daripada bagaiman sistem temu kembali informasi beroperasi.  Sebagai contoh beberapa permintaan pemakai, yang melakukan peneluran tentang subjek tertentu guna mengetahui kemutakhiran sebuah materi khusus. Bila penelusuran menghasilkan dokumen yang tidak menunjukan dokumen yang mutahir maka penelusuran akan dihentikan. Beberapa oranng cenderung untuk menginginkan dokumen yang baik mengenai subjek khusus. Inilah situasi yang menghendaki dokumen yang relevan ditemu balik sebanyak mungkin. 

A.      Sejarah berdirinya Perpustakaan Ekonomi

Perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta didirikan seiring berdirinya Fakultas Ekonomi dan Bisnis, yang pada waktu itu (tahun akademik 2000-2001) masih berupa Program Studi Akutansi dan Manajemen di bawah program Konversi UIN bersama Program Studi Agribisnis dan Teknik Informatika. Pada awal berdirinya, perpustakaan program Konversi dikelola oleh saudara Ba'sir dan Khatim. Kemudian pada tahun 2001, perpustakaan ini dipimpin oleh Drs. M. Djuhro dengan menempati gedung baru dan jumlah koleksi sekitar 2000 eksemplar. Pada tahun 2002, melalui SK Presiden No. 31 tanggal 20 Mei 2002, status program Konversi berubah menjadi Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial - UIN Jakarta. Dengan disyahkannya status IAIN menjadi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, maka status perpustakaan ini berubah menjadi perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial (FEIS). Fungsi perpustakaan ini adalah sebagai perpustakaan kerja (Working Library) sesuai dengan Rencana Induk Pengembanan (RIP) IAIN Jakarta tahun 1999. Pembinaan perpustakaan fakultas ini langsung di bawah Pembantu Dekan I dan koordinasi dengan perpustakaan utama sebagai "Main Library"

Berdasarkan Surat Tugas Nomor E.KIK/OT.Kp.01.4/320/XII/2005 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menugaskan Sdr. Seandy Irawan, S.Ip sebagai PJS Perpustakaan FEB UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, setelah Kepala Urusan Drs. M.Djuhro mengakhiri masa tambahan pensiunan. Kemudian pada tanggal 7 April 2010, berdasarkan SK Rektor No. Un.01/R/KP.07.6/115/2010, kepemimpinan perpustakaan FEB dialihkan kepada sdr. Ade Abdul Hak, S.Ag., S.S., M.Hum. sebagai Kepala Urusan yang baru.

B.       Visi & Misi

Visi

Menyediakan sumber informasi dan pengetahuan bidang ekonomi dan bisnis, serta wawasan keislaman yang berkualitas bagi civitas akademik.

Misi

1.        Melakukan pengolahan, pelayanan, penyebaran dan perawatan sumber-sumber informasi dan pengetahuan yang berkualitas guna disediakan civitas akademik.

2.        Mengembangkan Sumber Informasi Terintegrasi Bidang Ekonomi dan Bisnis

3.        Mengembangkan Layanan Informasi Berbasis WEB Bagi Civitas Akademik

4.        Mengembangkan Sumber Daya Pustakawan dan Pengguna Perpustakaan

C.      Koleksi perpustakaan

Perpustakaan FEB - UIN Jakarta terus berupaya untuk meningkatkan jumlah koleksi untuk memenuhi kebutuhan proses belajar mengajar dan melakukan pembenahan dalam manajemen, menuju sistem terotomasi. Sampai saat ini, Perpustakaan FKIK telah memiliki koleksi terdiri 1500 judul dengan 3647 eksemplar. Koleksi CD 37 buah dan jurnal 1.259 exemplar, dan 185 judul skripsi. Dan telah melanggan koran sebanyak 1 (satu) judul. Dan juga telah menyediakan layanan internet untuk memenuhi kebutuhan informasi civitas akademika

Jumlah Pustaka : 8650 Eksemplar

Jumlah Judul : 4626 Judul

GRAFIK JUMLAH EKSEMPLAR

835 000 87 100 1133 200 2580 300 125 400 211 500 3550 600 15 700 50 800 64 900 DDC

000      Karya Umum 100      Filsafat 200      Agama 300      Ilmu Sosial 400      Bahasa 500      Sains 600      Teknologi 700      Kesenian & Olah Raga 800      Kesusastraan 900      Geografi

GRAFIK JUMLAH JUDUL

750 000 58 100 545 200 1409 300 71 400 104 500 1598 600 11 700 33 800 47 900 DDC

000      Karya Umum 100      Filsafat 200      Agama 300      Ilmu Sosial 400      Bahasa 500      Sains 600      Teknologi 700      Kesenian & Olah Raga 800      Kesusastraan 900      Geografi

D.        Jenis Layanan:
A. Layanan Sirkulasi
B. Layanan Baca
C. Layanan Referensi
D. Layanan Internet
E. Layanan Audio Visual
  F. Layanan Foto Copi

E.       System temu kembali informasi / OPAC Perpustakaan ekonomi

System yang digunakan perpustakaan Ekonomi menggunakan system My Pustaka.  Sistem ini dapat diakses secara online di  http//libfeis.uinjkt.ac.id

Cara penelusuran

Cara penelusuran informasi sitem My Pustaka dengan meng-klik icon “pencarian koleksi”. Dengan meng-klik icon ini, daftar koleksi yang kita inginkan akan muncul pada layar sesuai dengan query yang kita inginkan. Sistem ini menyediakan metode pencarian sederhana dan lanjutan / advance search. Tampilan pencarian sederhana. Sedangkan, sitem Penelusuran lanjutan/ advance search dapat diakses dengan meng-klik “penelusuran lanjutan” agar mendapatkan subjek yang lebih spesifik. Sitem penelusuran lanjutan dilengkapi dengan sistem bolean logic yaitu “And (dan), Or (atau) dan Not (tidak)” 

Apabila pemustaka masih belum mengerti dalam penggunaan sistem bolean logic, pada halaman tersebut dilengkapi dengan keterangan penggunaan “dan, atau, tidak”.

F.       Efektifitas sistem temu kembali informasi

Efektifitas dari suatu sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Efektifitas dari sistem temu kembali informasi tersebut dapat diukur. Ada dua hal penting yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu kembali informasi yaitu rasio atau perbandingan dari perolehan (recall), dan ketepatan (precicion). (Lee Pao, 1989: 225).[1]

Perolehan (recall) berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan dengan query, sedangkan ketepatan (precision) berkaitan dengan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan dengan kebutuhan pengguna. Dokumen terpanggil (recall) yang relevan dengan query pengguna belum tentu relevan dengan kebutuhan pengguna.

Recall adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan-kembali oleh sebuah proses pencarian di sistem temu kembali informasi. Kata lain untuk recall dalam bahasa Inggris adalah remember, recollect, remind. Di bidang sitem kemu kembali informasi, recall berkaitan dengan kemampuan menemukan-kembali butir informasi yang sudah tersimpan.

Precision dapat diartikan sebagai kepersisan atau kecocokan (antara permintaan informasi dengan jawaban terhadap permintaan itu). Jika seseorang mencari informasi di sebuah sistem, dan sistem menawarkan beberapa dokumen, maka kepersisan ini sebenarnya juga adalah relevansi. Artinya, seberapa persis atau cocok dokumen tersebut untuk keperluan pencari informasi, bergantung pada seberapa relevan dokumen tersebut bagi si pencari. Yang dimaksud relevan adalah dokumen yang berguna bagi pemakai yang kaitannya dengan kebutuhan informasinya sehingga pemakai mengajukan permintaan penelusuran.

Menurut Rowley dalam Hasugian (2003: 05). Suatu sistem temu kembali informasi dinyatakan efektif apabila hasil penelusuran mampu menunjukkan ketepatan (Precision) yang tinggi sekalipun perolehannya rendah. Kondisi ideal dari keefektifan suatu sistem temu kembali informasi adalah apabila rasio recall dan Precision sama besarnya (1 : 1).

Perolehan (recall) berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan. Untuk mengihitung nilai perolehan (recall) digunakan rumus sebagai berikut: (Hasugian, 2006 : 5)

Jumlah Dokumen yang Terambil (rak)

Recall (R) = -------------------------------------------------------------------- x 100%

Jumlah Dokumen yang Ada dalam Database (Sistem)

Ketepatan (Precision) berkaitan dengan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan. Untuk menghitung nilai ketepatan (precision) digunakan rumus sebagai berikut (Hasugian, 2006 : 5):

Jumlah Dokumen Relevan yang Terambil (rak)

Precision (P) = --------------------------------------------------------------------------------------

Jumlah Dokumen yang terambil dalam Pencarian (ditemukan di rak)

G.      Analisis recall dan precision

Analisis yang digunakan dalam penulisan laporan ini adalah dengan menggunakan rumus yang yang sudah tertera sebelumnya yaitu:

Jumlah Dokumen yang Terambil (rak)

Recall (R) = -------------------------------------------------------------------- x 100%

Jumlah Dokumen yang Ada dalam Database (Sistem)

Jumlah Dokumen Relevan yang Terambil (rak)

Precision (P) = -----------------------------------------------------------------------------------  x100%

Jumlah Dokumen yang terambil dalam Pencarian (ditemukan di rak)

Sebagaimana yang tertera pada penulisan sebelumnya, Perolehan (recall) berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan dengan query, sedangkan ketepatan (precision) berkaitan dengan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan dengan kebutuhan pengguna. Untuk mengetahui tingkat recall dan precision dari sistem “my pustaka” tersebut, kami mengujinya dengan mencari dokumen dengan menggunakan kata kunci tertentu seperti terlihat pada tabel berikut.

Tabel perolehan recall dan precision

Kata kunci	Dokumen ada pada sistem	Dok ada pada rak	Dok relevan ada pada rak	Recall (%)	Precision (%)
Perkreditan	4	4	3	4/4x100%=100%	3/4x100%=75%
Ilmu ekonomi	17	13	8	13/17x100%=76,47%	8/13x100%=61,53%
Pasar modal	22	18	12	18/22x100%=81,8%	12/18x100%= 66,7%

Berdasarkan tabel tersebut, dapat disimpulkan bahwa tingkat recall & ketepatan atau precision bisa dikatakan tinggi dengan tingkat rasio diatas 50%. Akan tetapi, apabila dibandingkan antara  keduanya, tingkat precision lebih rendah dibandingkan tingkat recall, dengan prosentase precision 75%, 61,53%, dan 66,7%, sedangkan prosentase recall 100%, 76,47%, dan 81,8%.

Merujuk Rowley dalam Hasugian, kondisi ideal dari keefektifan suatu sistem temu kembali informasi adalah apabila rasio recall dan Precision sama besarnya (1 : 1). Melihat perbandingan hasil tersebut diatas, maka recall dan precision hampir mendekati perbandingan tersebut. Hal ini berarti bahwa tingkat keefektifan dari system temu kembali di perpustakaan ekonomi atau sistem “my pustaka” mendekati ideal.

H.      Kendala menentukan sistem recall and precision

Dalam system temu kembali informasi, mendapatkan dokumen yang relevan tidaklah cukup. Tujuan yang harus dipenuhi adalah bagaimana mendapatkan doukmen relevan dan tidak mendapatkan dokumen yang tidak relevan. Ukuran recall-precision ini juga sangat bergantung pada apa yang sesungguhnya dimaksud dengan “dokumen yang relevan” itu dan bagaimana memastikan relevan-tidaknya sebuah dokumen. Salah satu kritik terhadap prinsip recall-precision ini menyatakan bahwa ukuran ideal sebuah sistem selama ini terlalu berpihak kepada mesin dan logika yang terlalu ketat. Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal karena keduanya berdasarkan pada ukuran relevansi yang amat lentur dan dinamis. Selain itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli pada relevansi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses pencarian, kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi, kenyamanan dalam memandang layar komputer, dan sebagainya. Seringkali seorang pencari informasi rela mengorbankan tingkat precision, asalkan sistem yang dipakainya memberikan respon yang cepat.

KESIMPULAN

Parameter untuk mengukur efektifitas sitem temu kembali informasi adalah dengan menggunakan ukuran recall dan precision. Perolehan (recall) berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan dengan query, sedangkan ketepatan (precision) berkaitan dengan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan dengan kebutuhan pengguna. Dokumen terpanggil (recall) yang relevan dengan query pengguna belum tentu relevan dengan kebutuhan pengguna. Yang dimaksud relevan adalah dokumen yang berguna bagi pemakai yang kaitannya dengan kebutuhan informasinya sehingga pemakai mengajukan permintaan penelusuran.

Berdasarkan ujicoba yang dilakukan terhadap sistem temu kembali informasi dengan menggunakan query atau kata kunci tertentu di sitem “My Pustaka” yang digunakan oleh  Perpustakaan Fakultas Ekonomi UIN Syarif Hidayatullah, tingkat relevansi STKI di perpustakaan tersebut mendekati ideal.  Apabila  merujuk pada apa yang dikatakan oleh Rowley dalam Hasugian, kondisi ideal dari keefektifan suatu sistem temu kembali informasi adalah apabila rasio recall dan Precision sama besarnya (1 : 1).

                                       

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Sulistyio.2004. Pengantar Dokumentasi. Bandung: Rekayasa Sains

Hasugian, Jonner. 2003. Penggunaan bahasa alamiah dan kosa kata terkontrol dalam system Temu kembali informasi berbasis teks. digitized by USU digital library. http//repository.usu.ac.id akses 15 April 2009

Hasugian, Jonner. Penggunaan bahasa alamiah dan kosa kata terkendali dalam sistem Temu balik informasi berbasis teks. Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.2, No.2, Desember 2006, Halaman 72. Departemen Studi Perpustakaan dan InformasiUniversitas Sumatera Utara. http//doaj.org akses 15 April 2009

---

[1] Jonner hasugian. 2003. Penggunaan bahasa alamiah dan kosa kata terkontrol dalam system Temu kembali informasi berbasis teks. digitized by USU digital library. http//repository.usu.ac.id akses 15 April 2009.